구글시트 드롭다운은 목록을 넣을 셀을 고른 뒤 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 드롭다운을 선택하고, 오른쪽에 열리는 데이터 확인 규칙 창에 항목을 적은 다음 완료를 누르면 만들어집니다. 많이 헷갈리는 부분은 여러 개를 고르게 하는 다중 선택인데요, 이 옵션은 표시 스타일이 칩일 때만 켜지고 휴대폰 앱에서는 켜 두어도 한 개씩만 고를 수 있다고 구글 고객센터에 안내돼 있습니다.
위 표는 이 글을 쓰면서 구글 스프레드시트에 직접 만든 업무 진행표 예제입니다. 이름과 업무는 모두 가상으로 넣은 값이고, 상태 열에는 색이 다른 드롭다운을, 담당자 열에는 여러 명을 고를 수 있는 드롭다운을 걸어 두었습니다. 이 글에서 다루는 것은 아래와 같습니다.
구글시트 드롭다운 만들기
드롭다운을 여는 길은 네 가지가 있습니다. 셀에 @ 기호를 입력하고 구성요소에서 드롭다운을 고르는 방법, 상단 삽입 메뉴의 드롭다운, 데이터 메뉴의 데이터 확인, 그리고 셀을 마우스 오른쪽 버튼으로 누르는 방법입니다. 어느 쪽으로 들어가도 같은 데이터 확인 규칙 창이 열리기 때문에 손에 익은 것 하나만 쓰면 됩니다. 여기서는 가장 빠른 오른쪽 버튼 방법으로 진행합니다.
1. 드롭다운을 넣을 셀을 드래그해서 고릅니다. 예제에서는 상태 열의 C2부터 C7까지 골랐습니다. 한 칸씩 따로 만들 필요 없이 처음부터 범위를 잡아 두면 아래 칸까지 한 번에 적용됩니다.
2. 고른 칸 위에서 마우스 오른쪽 버튼을 누르고, 메뉴 아래쪽에 있는 드롭다운을 누릅니다. 메뉴가 길어서 드롭다운이 거의 맨 아래에 있습니다.
3. 오른쪽에 데이터 확인 규칙 창이 열리고, 기준이 드롭다운으로 이미 잡혀 있습니다. 옵션 1, 옵션 2 칸에 항목 이름을 적고, 항목이 더 필요하면 다른 항목 추가를 눌러 칸을 늘립니다. 예제에서는 대기, 진행 중, 완료, 보류 네 개를 넣었습니다. 필요 없는 칸은 오른쪽 휴지통 버튼으로 지웁니다.
4. 아래쪽 완료를 누르면 고른 칸마다 작은 화살표가 붙은 칩이 생깁니다. 칸을 누르면 방금 넣은 항목이 목록으로 펼쳐지고, 하나를 누르면 그 값이 들어갑니다. 목록 맨 아래 연필 모양은 나중에 항목을 고칠 때 쓰는 버튼입니다.
드롭다운이 걸린 칸에 목록에 없는 글자를 직접 치면 기본 설정에서는 입력이 거부됩니다. 오타나 엉뚱한 값이 섞이지 않게 막아 주는 기능이라서 여러 사람이 같이 쓰는 시트라면 그대로 두는 편이 낫고, 가끔 목록 밖 값도 넣어야 한다면 아래 다중 선택 부분에서 설명하는 고급 옵션에서 바꾸면 됩니다.
드롭다운 색상 지정하는 법
상태 표처럼 값마다 색이 다르면 한눈에 보기 편한데요, 조건부 서식을 따로 만들 필요 없이 드롭다운 규칙 창 안에서 바로 색을 고를 수 있습니다.
1. 항목 이름 왼쪽에 있는 동그라미와 아래 화살표 버튼을 누릅니다.
2. 색상 팔레트가 열리면 원하는 색을 누릅니다. 위 줄은 연한 색, 아래 줄은 진한 색이고 그 아래에 맞춤설정 메뉴도 있습니다. 팔레트 맨 아래 미리보기에 칩이 어떻게 보일지 먼저 나옵니다. 예제에서는 진행 중은 연한 노랑, 완료는 연한 초록으로 바꿨습니다.
넣은 색을 빼고 싶을 때는 같은 팔레트의 재설정 버튼을 누릅니다. 범위 방식으로 만든 드롭다운도 항목마다 이 버튼이 똑같이 있어서 방법은 같습니다.
다른 셀 범위로 드롭다운 목록 만들기
담당자나 거래처처럼 목록이 자주 바뀌는 값은 항목을 규칙 창에 하나씩 적기보다 시트 한쪽에 목록을 만들어 두고 그 범위를 연결하는 편이 관리하기 쉽습니다. 목록 칸에 이름을 하나 더 적으면 드롭다운에도 바로 반영되기 때문입니다. 예제에서는 F2부터 F5에 담당자 네 명을 적어 두었습니다.
1. 드롭다운을 넣을 담당자 칸 B2부터 B7을 고르고 상단 메뉴에서 데이터를 누른 다음 데이터 확인을 누릅니다.
2. 오른쪽 창에서 규칙 추가를 누르면 기준 칸이 나옵니다. 기준을 눌러 드롭다운(범위)으로 바꿉니다. 이미 값이 들어 있는 칸을 선택한 채 규칙을 추가하면 기준이 드롭다운으로 잡히면서 칸에 있던 값이 항목으로 자동으로 채워집니다. 예제에서는 김하늘, 박서연, 이도윤이 그대로 항목이 됩니다. 이 상태로 써도 되지만 목록을 따로 관리하려면 범위 방식으로 바꾸는 편이 낫습니다.
3. 아래 칸에 목록 범위를 =$F$2:$F$5 처럼 적습니다. 오른쪽 격자 모양 버튼을 누르고 시트에서 범위를 드래그해도 됩니다. 범위를 적으면 바로 아래에 목록 칸의 이름이 항목으로 나타나고, 여기서도 이름마다 색을 고를 수 있습니다.
범위 칸 아래 도움말에는 행과 열을 고정하려면 =$A$1:$B$1 같은 절대 참조를 쓰라고 나옵니다. 규칙을 다른 칸으로 옮기거나 복사할 일이 있다면 예제처럼 $ 기호를 붙여 적어 두는 편이 안전합니다.
드롭다운 다중 선택 허용하는 법
한 업무를 두 사람이 같이 맡는 경우처럼 한 칸에 여러 값을 넣어야 할 때는 다중 선택을 켭니다. 구글 고객센터 도움말에는 복수 선택 허용이라고 적혀 있지만 지금 화면에는 다중 선택 허용으로 나옵니다.
1. 데이터 확인 규칙 창의 항목 아래에 있는 다중 선택 허용에 체크합니다.
2. 고급 옵션을 눌러 펼치면 데이터가 잘못된 경우를 고르는 칸과 표시 스타일이 나옵니다. 기본값은 입력 거부이고, 다른 사람이 목록에 없는 값도 입력할 수 있게 하려면 경고 표시를 고르라고 구글 고객센터에 안내돼 있습니다. 다중 선택을 켜 두면 표시 스타일 중 화살표와 일반 텍스트가 흐리게 바뀌어 고를 수 없고 칩만 남습니다.
3. 완료를 누른 뒤 담당자 칸을 누르면 목록 맨 위에 검색 칸이 보이고, 이름을 누를 때마다 오른쪽에 체크가 붙습니다. 김하늘과 이도윤 두 명을 골랐더니 칸 위 수식 입력줄에 김하늘, 이도윤처럼 쉼표로 이어진 값으로 저장됐습니다.
다중 선택이 안 될 때는 세 가지를 먼저 봅니다. 표시 스타일이 칩이 아닌 경우, 항목 앞뒤에 공백이 들어간 경우, 휴대폰의 구글 시트 앱에서 고르는 경우입니다. 공백은 구글 고객센터에서 다중 선택을 쓰려면 지우라고 안내하는 부분이고, 휴대폰 앱에서는 다중 선택을 켜 두어도 아직 여러 개를 고를 수 없다고 적혀 있습니다(Google Docs 편집기 고객센터, 셀 내 드롭다운 목록 만들기).
드롭다운 값 개수 세기
드롭다운으로 상태를 관리하다 보면 완료가 몇 건인지, 한 사람이 몇 건을 맡았는지 세고 싶어지는데요. 드롭다운 칸의 값도 일반 글자와 똑같이 COUNTIF 함수로 셀 수 있습니다. COUNTIF로 같은 값을 세는 원리는 엑셀 중복값 찾기 글에서 자세히 정리해 두었습니다.
예제의 상태 열에서 완료 개수는 =COUNTIF(C2:C7,"완료")로 세면 2가 나옵니다. 문제는 다중 선택을 켠 담당자 열입니다. 김하늘, 이도윤처럼 두 이름이 한 칸에 들어간 값은 "이도윤"과 정확히 같지 않아서 빠집니다. 이때는 이름 앞뒤에 별표를 붙여 =COUNTIF(B2:B7,"*이도윤*")로 적어야 한 칸에 같이 들어간 경우까지 셉니다.
예제에서 같은 담당자 열을 두 수식으로 세어 본 결과는 아래와 같습니다.
| 수식 | 결과 | 세는 범위 |
|---|---|---|
| =COUNTIF(C2:C7,"완료") | 2 | 상태가 완료인 칸 |
| =COUNTIF(B2:B7,"이도윤") | 2 | 이도윤 혼자 맡은 칸만 |
| =COUNTIF(B2:B7,"*이도윤*") | 3 | 다른 사람과 같이 맡은 칸까지 |
별표 방식은 이름이 서로 겹칠 때 조심해야 합니다. 예를 들어 김민과 김민준이 둘 다 목록에 있으면 "*김민*"은 김민준이 들어간 칸까지 세기 때문에, 이름이 비슷한 목록이라면 처음부터 겹치지 않게 적어 두는 편이 낫습니다.
드롭다운 수정, 삭제, 해제 방법
항목을 추가하거나 이름을 고칠 때는 드롭다운 칸을 눌러 목록을 펼친 뒤 맨 아래 연필 버튼을 누릅니다. 그러면 그 칸에 걸린 데이터 확인 규칙 창이 바로 열리고, 처음 만들 때와 같은 화면에서 항목, 색, 다중 선택을 고친 뒤 완료를 누르면 됩니다.
드롭다운을 아예 없애려면 상단 데이터 메뉴의 데이터 확인을 누릅니다. 오른쪽 창에 이 시트에 걸린 규칙이 범위별로 나오는데, 예제에서는 값에 범위 내 값 포함(B2:B7)과 값에 목록 내 값 포함(C2:C7) 두 개가 보였습니다. 하나만 지우려면 그 규칙을 눌러 들어가 아래쪽 규칙 삭제를 누르고, 시트 안의 규칙을 한꺼번에 지우려면 목록 아래 모두 삭제를 누릅니다.
구글 고객센터 안내로는 값이 비어 있는 드롭다운 칸은 칸을 고르고 Backspace 키를 눌러도 목록이 지워집니다. 반대로 드롭다운은 남겨 두고 겉모양만 바꾸고 싶다면 규칙 창의 고급 옵션에서 표시 스타일을 칩, 화살표, 일반 텍스트 중 하나로 고르면 됩니다. 범위 방식으로 만든 드롭다운은 목록 칸의 내용을 바꾸면 드롭다운 항목도 자동으로 따라 바뀝니다. 다만 색을 지정해 둔 이름을 목록 칸에서 지우면 그 값과 색이 규칙 창에 고칠 수 없는 상태로 계속 남는다고 고객센터에 안내돼 있으니, 색을 넣은 이름을 뺄 때는 이 점을 알고 정리하는 편이 좋습니다.
이 글의 메뉴 이름과 화면은 2026년 11월 8일 PC 웹의 구글 스프레드시트에서 확인한 기준입니다.
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